合肥工业大学会议费管理办法

合肥工业大学会议费管理办法

第一章  总  则

第一条  为规范学校会议费管理，贯彻落实“过紧日子”工作要求，节约会议经费开支，根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214 号）《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）《关于〈中央和国家机关会议费管理办法〉的补充通知》（财行〔2023〕86号）等文件精神，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法适用于学校在我国境内举办（含主办、承办）的各类会议、论坛，包括国内业务会议、国内管理会议、国际、双边及港澳台会议。

（一）国内业务会议是指因教学、科研需要举办且无国外代表参加的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。资金来源主要包括科研项目经费和仅通过注册费、赞助等收入来源举办的业务性会议。

（二）国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。资金来源主要是非科研项目经费。

（三）国际、双边及港澳台会议。国际会议是指与会代表来自三个或三个以上的国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议。双边会议是指与会代表来自两个国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议。港澳台会议是指有来自港、澳、台地区的与会代表参加的会议。

第三条  会议费使用和管理职责如下：

学校各类会议均按照“谁申请，谁负责”的原则，由申请单位举办。申请单位是会议费的直接负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。

各业务归口管理部门对举办会议承担审核责任。财务部门负责会议费的财务管理和会计核算。学校纪检监察、审计部门对会议管理和会议费使用情况进行监督检查。

第二章  会议费使用管理

第四条  各单位应结合工作实际需要，按照厉行节约、提高效率的原则，加强会议预算管理，严格控制会议数量、会期、规模。国内业务会议应当根据会议主要内容确定会议会期；国内管理会议天数原则上不超过 1 天半，传达、布置类会议不得超过 1 天，会议报到和离开时间合计不得超过 1 天。

第五条  所有会议必须按照学校会议管理相关规定严格执行审批（备案）制度，未经审批（备案）的会议财务部门不予报销。

第六条  各单位召开会议应优先安排在学校内部会议场所进行。如确需在校外场所召开，应遵循经济性、便利性原则选择会议地点。

任何单位一律不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第七条  举办会议中涉及到采购事项的按照学校采购管理有关规定执行。

第八条  举办会议应预先编制会议预算表，由单位（项目）负责人审批。使用非科研经费举办会议的预算还需报财务部门审核。会议费预算需列明会议名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、经费来源、所需经费及开支范围、测算依据等。

第九条  会议费开支包括线下费用和线上费用。

（一）线下费用包括住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等，实行定额控制。

（二）线上费用包括能够明确对应具体会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等，在预算范围内据实报销。

第十条 综合定额标准是线下会议费开支的上限,国内业务会议650元/人/天;国内管理会议550元/人/天。

国内业务会议、国内管理会议开支标准具体如下：

（一）除必须驻会的情况外，会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。

（二）综合定额中其他费用包含会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。其中交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

（三）会议费开支实行综合定额控制，标准可以调剂使用，在综合定额标准以内据实报销，超支部分不予报销。  

（四）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议， 综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

（五）双边、港澳台会议综合定额标准根据会议内容和资金来源按照国内业务会议或国内管理会议的标准执行。

第十一条  下列费用纳入会议支出预算，但不计入综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：

（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回原单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。

（二）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金、笔译费用。

（三）参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要，可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费等劳务费用，发放标准按有关规定执行。

（四）工作人员劳务费。业务会议举办者根据工作需要，可向参会工作人员（非本校在职在编人员）发放劳务费。

（五）论文出版费等会议其他开支，应在申报会议预算中予以披露，由会议相关管理部门根据实际情况进行审批。

第十二条  国际会议的经费管理按照国家在华举办国际会议的相关规定执行。

第十三条  会议举办单位根据实际需要可以办理借款。借款时应提供会议审批材料、会议通知、会议合同（协议）。

第十四条  会议举办单位在会议结束后应当及时汇总票据，集中一次性办理报销手续。会议各项开支应按预算执行，财务部门对超范围、超标准的会议费开支不予报销。

第十五条  会议费报销时需提供以下材料：

（一）会议审批表（含预算表）；

（二）会议通知；

（三）参会人员签到表（包括参会人员姓名、工作单位、职务或职称、联系方式等），并汇总参会人员人数；线上会议提供参会人员名单、联系方式；

（四）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单等凭证；

（五）合同或协议；

（六）委托第三方或与其他单位共同举办的会议，还需提供会议收支明细表；

（七）其他支出凭证或证明。

第十六条  会议费支付应当严格按照国库集中支付和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡等方式结算。

第十七条  会议各项收入应上交学校统一管理，专款专用，按照“收支两条线”的原则管理，严禁坐收坐支。

（一）对于全部使用财政资金举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费。

（二）对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，各单位可不以盈利为目的，适当向参会人员收取会议费，收取会议费的标准在会议费预算表内披露，由会议举办者所在二级单位审批确定。

第三章  监督管理

第十八条  严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

第十九条  各单位应严格执行会议费开支标准规定，不得开支与会议无关的费用，不得使用会议经费购买日常办公设备和耗材；会议期间不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观; 严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。

第二十条  各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理，自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查，对违反会议费管理制度的人员将按照相关规定进行严肃处理。

第二十一条  会议举办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，依照有关法律法规和规定追究相关人员的责任，同时报纪检监察部门进行处理。涉嫌违法的，移交司法机关处理。

（一）预存、以虚报冒领手段骗取会议费设立“小金库”的；

（二）以虚报会议人数、天数等进行报销的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法规定的。

第四章  附  则

第二十二条  本办法由财务处负责解释。会议审批、管理按照学校会议管理相关规定执行。

第二十三条  本办法自发布之日起实施。《合肥工业大学会议费管理办法（暂行）》（合工大政发〔2016〕117号）随即废止。